Hóa đơn chứng từ


Công văn 25/TCT-CS về khởi tạo hoá đơn tự in


TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU - ĐÀO TẠO CÁN BỘ VÀ TƯ VẤN

                                 
                                TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN - THUẾ

 

                                 Học kế toán - Thực hành kế toán - Đào tạo kế toán



BỘ TÀI CHÍNH

TỔNG CỤC THUẾ


Số:  
 25/TCT-CS

v/v khởi tạo hoá đơn tự in.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

  Độc lập - Tự do - Hạnh phúc                                         

Hà Nội, ngày 03  tháng  1  năm 2012

 

                 Kính gửi: - Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh.

                                  - Công ty TNHH Metro cash&carry Việt Nam.

                                 (Đ/c: phường An Phú - An Khánh, quận 2, TP. HCM)

                                              - Công ty TNHH Robert Bosch Việt Nam

                     (Đ/c: Tầng 10, toàn nhà 194 Golden Building, 473 Điện Biên Phủ,

                                        phường 25, quận Bình Thạch, TP. HCM)


          Tổng cục Thuế nhận được công văn số 66/2011/CV-PKTT ngày 5/09/2011 của Công ty TNHH Metro cash&carry Việt Nam và công văn đề ngày 26/7/2011 của Công ty TNHH Robert Bosch Việt Nam đề nghị vướng mắc về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Về vấn đề này sau khi báo cáo Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:


1. Công ty TNHH Metro cash&carry Việt Nam:


          Công ty
TNHH Metro cash&carry Việt Nam trình bày: hiện nay Công ty đang triển khai hệ thống phần mềm bán hàng mới tên gọi MPOS ở phạm vi tập đoàn cho hơn 29 quốc gia trên thế giới mà tập đoàn Metro đang hoạt động với hình thức hoá đơn tự in theo hướng dẫn tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hoá đơn tự in Công ty đã thiết kế để tất cả các yêu cầu phải đảm bảo tuân thủ theo hướng dẫn tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC và đã đăng ký phát hành hoá đơn với cơ quan quản lý thuế trực tiếp là Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh theo Thông báo số 21265/AC ngày 6/6/2011. Việc khởi tạo số hoá đơn bắt đầu phải là: 000.000.1 và số kết thúc phải là 1.000.000. Tuy nhiên, do Công ty là siêu thị bán buôn đầu tiên đang áp dụng hình thức xuất hoá đơn GTGT tự in tại quầy bán hàng bằng phần mềm MPOS nên việc cùng một thời điểm 30 máy bán hàng của Công ty cùng xuất hoá đơn sẽ dẫn đến việc hoá đơn bị xuất trùng số, về mặt quản lý để kiểm soát và phục vụ cho việc huỷ hoá đơn, trả hàng rất khó để biết hoá đơn được xuất từ máy bán hàng nào.


           Về vướng mắc của Công ty tại công văn số 66/2011/CV-PKTT nêu trên, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại điểm d khoản 1 Điều 4 Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Số thứ tự của hoá đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hoá đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn”.


             Tại Khoản 3 Điều 5
Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Tổ chức, hộ, cá nhân khi tạo hoá đơn không được tạo trùng số hoá đơn trong cùng ký  hiệu”.

Tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 153/2010/TT-BTC hướng dẫn: “Tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hoá đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác đảm bảo nguyên tắc:

- Việc đánh số thứ tự trên hoá đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hoá đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).

- Phần mềm ứng dụng để in hoá đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng”.

Tại điểm d Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 153/2010/TT-BTC hướng dẫn: “Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hoá đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hoá đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hoá đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hoá đơn được phân chia”.

Căn cứ vào hướng dẫn nêu trên và theo trình bày của Công ty TNHH Metro cash&carry Việt Nam, Công ty được thực hiện đăng ký việc khởi tạo số hoá đơn dựa trên tổ hợp số thứ tự của máy bán hàng và số tự nhiên tăng dần từ nhỏ đến lớn để vẫn đảm bảo số thứ tự hoá đơn là một dãy số tự nhiên gồm 7 chữ số và mỗi liên của một hoá đơn chỉ được in một lần như sau:

X1X2X3X4X5X6X7

Trong đó:

- X1X2: gồm 02 chữ số tự nhiên là số thứ tự của máy bán hàng 01,02...30...

- X3X4X5X6X7: gồm 05 chữ số tự nhiên sẽ tăng dần từ nhỏ đến lớn: 00001...99999


            Công ty phải mở sổ theo dõi phân bổ số lượng hoá đơn cho từng máy bán hàng để đảm bảo việc sử dụng hoá đơn phải từ số nhỏ đến số lớn theo hướng dẫn tại điểm d Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 153/2010/TT-BTC.


            Công ty TNHH Metro cash&carry Việt Nam phải thực hiện thông báo phát hành hoá đơn và thực hiện việc khởi tạo số hoá đơn theo quy định, đồng thời đăng thông báo phát hành hoá đơn trên Website của Công ty.


2. Công ty TNHH Robert Bosch Việt Nam:


            Công ty TNHH Robert Bosch Việt Nam nêu tại công văn như sau: Theo chính sách của Tập đoàn Robert Bosch toàn cầu, nhằm phục vụ cho mục đích quản lý và báo cáo, tất cả các công ty thành viên trong cùng tập đoàn sử dụng hệ thống quản lý SAP. Hoá đơn xuất khẩu in ra từ hệ thống có đặc điểm:

- Mặc định tên loại hoá đơn duy nhất là INVOIVE;

- Không thể hiện rõ tên liên hoá đơn.

- Mặc định có 9 chữ số (bao gồm hai chứ số đầu tiên ký hiệu xuất xứ hoá đơn và 7 chữ số của hoá đơn).

- Hoá đơn chỉ thể hiện ngoại tệ mà không có dòng tỷ giá quy đổi cũng như số tiền bằng chữ.

- Số trang của hoá đơn có nhiều hơn một trang.

- Hoá đơn không thể hiện chữ ký và con dấu của người bán.


            Tại Điều 4
Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

a) Tên loại hoá đơn

Đối với hoá đơn xuất khẩu, nội dung đã lập trên hoá đơn xuất khẩu phải bao gồm: số thứ tự hoá đơn; tên, địa chỉ đơn vị xuất khẩu; tên, địa chỉ đơn vị nhập khẩu; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của đơn vị xuất khẩu (mẫu số 5.4 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trên hoá đơn xuất khẩu chỉ sử dụng một ngôn ngữ thì sử dụng tiếng Anh. Tổ chức, cá nhân được sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng cho hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định của pháp luật về thương mại”.


          
Tại Khoản 1 Điều 1 Quyết định số 2905/QĐ-BTC về việc đính chính Thông tư số 153/2010/TT-BTC quy định: “Đối với hoá đơn xuất khẩu, nội dung đã lập trên hoá đơn xuất khẩu phải bao gồm: số thứ tự hoá đơn; ký hiệu mẫu số hoá đơn; ký hiệu hoá đơn; tên, địa chỉ đơn vị xuất khẩu; tên, địa chỉ đơn vị nhập khẩu; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của đơn vị xuất khẩu (mẫu số 5.4 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này)”.


          
Tại Điều 1 Thông tư số 13/2011/TT-BTC sửa đổi Điều 6 Thông tư số 153/2010/TT-BTC hướng dẫn: Tạo hóa đơn tự in

“1. Đối tượng được tạo hóa đơn tự in

a) Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:

- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.

- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.

- Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ một (01) tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn”.

“c) Tổ chức nêu tại điểm a, điểm b khoản này trước khi tạo hoá đơn phải ra quyết định áp dụng hoá đơn tự in gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm về quyết định này (mẫu số 5.8 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Quyết định áp dụng hoá đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hoá đơn;

- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hoá đơn;

- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn tự in trong nội bộ tổ chức;

- Mẫu các loại hoá đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này”.

“2. Tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hoá đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác đảm bảo nguyên tắc:

- Việc đánh số thứ tự trên hoá đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hoá đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).

- Phần mềm ứng dụng để in hoá đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng”.


         
Căn cứ vào hướng dẫn nêu trên và theo trình bày của Công ty TNHH Robert Bosch Việt Nam, Tổng cục Thuế chấp thuận hoá đơn xuất khẩu của Công ty TNHH Robert Bosch Việt Nam như đề nghị tại công văn ngày 26/7/2011 nêu trên. Tuy nhiên đề nghị Công ty ghi bổ sung tỷ giá quy đổi vào hoá đơn sau khi hoá đơn được in ra từ hệ thống. Công ty phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hoá đơn xuất khẩu lập theo phần mềm của Tập đoàn để kê khai thuế cũng như hạch toán doanh thu, đảm bảo lưu trữ hoá đơn xuất khẩu phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế và cơ quan chức năng khác.


           Đối với hoá đơn GTGT bán phế liệu, Công ty TNHH Robert Bosch Việt Nam thuộc đối tượng được tạo hoá đơn GTGT tự in theo quy định tại điểm a Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 153/2010/TT-BTC. Hoá đơn tự in sử dụng chương trình tự in hoá đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác đảm bảo nguyên tắc: việc đánh số thứ tự trên hoá đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hoá đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy); phần mềm ứng dụng để in hoá đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.


           Tổng cục Thuế trả lời để Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh, Công ty TNHH Metro cash&carry Việt Nam và Công ty TNHH Robert Bosch Việt Nam được biết./.

 

Nơi nhận:

    KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG

- Như trên;

- Vụ CST, PC – BTC;                                                                     

- Website Tổng cục Thuế;

- Vụ PC(TCT), TVQT, KK, Cục CNTT;

- Lưu: VT, CS (4).Đ.Hà

- Hoc ke toan

     PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG

 
(Đã ký)
 


Cao Anh Tuấn

 

Bài viết liên quan