Trong những công ty có quan hệ khách hàng rộng và nhiều đối tác, việc quản lý công nợ là một yếu tố không thể thiếu. Với vai trò kế toán công nợ, họ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ công nợ của công ty. Hãy cùng tìm hiểu về công việc và quy trình làm việc cụ thể của kế toán công nợ trong doanh nghiệp.
Nhiệm vụ cụ thể của kế toán công nợ
1. Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận
- Kiểm tra và xác minh các điều khoản liên quan đến thanh toán trong hợp đồng.
- Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới vào hệ thống.
- Sửa mã khách hàng, mã nhà cung cấp nếu có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi.
- Theo dõi hợp đồng trong phần mềm quản lý tài chính kế toán.
2. Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
3. Xác nhận hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán
4. Kiểm tra công nợ
- Kiểm tra giá trị hàng hóa, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán của khách hàng dựa trên hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký.
- Kiểm tra số lượng hàng, chủng loại hàng hóa, giá bán và thời hạn thanh toán trong hợp đồng kinh tế đã ký.
- Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp, báo cáo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên.
5. Liên lạc thường xuyên
Kế toán công nợ thường xuyên liên lạc với các bộ phận và cán bộ quản trị hợp đồng để cập nhật tình hình thực hiện hợp đồng.
6. Theo dõi tình hình thanh toán
Theo dõi việc thanh toán của khách hàng, tách các khoản nợ theo hợp đồng và hoá đơn bán hàng.
7. Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng
Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận.
8. Đôn đốc thu hồi nợ
Tham gia trực tiếp vào quá trình thu hồi các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp khi hàng hoá hoặc dịch vụ quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ.
9. Lập bút toán
Lập bút toán để kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các chi nhánh hoặc công ty liên quan.
10. Định kỳ làm xác nhận công nợ
Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh hoặc công ty liên quan.
11. Lập bút toán điều chỉnh
Lập bút toán để điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng và nhà cung cấp.
12. Kiểm tra báo cáo công nợ
Kiểm tra báo cáo công nợ trên phần mềm quản lý.
13. Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt
Lập báo cáo về công nợ và công nợ đặc biệt.
14. Lập thông báo thanh toán công nợ
Lập thông báo thanh toán công nợ.
15. Lập báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng
Lập báo cáo về tình hình thực hiện hợp đồng và thông tin chung về công nợ.
16. Kiểm tra số liệu công nợ
Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng và nhà cung cấp.
17. Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty
- Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn theo từng đối tượng và bộ phận.
- Hàng tuần, thông báo danh sách tạm ứng chung và danh sách tạm ứng quá hạn từng đối tượng và bộ phận.
- Cuối năm, xác nhận nợ các khoản tạm ứng với từng cán bộ và bộ phận.
18. Công nợ ủy thác
- Quản lý hợp đồng ủy thác theo từng khách hàng.
- Kiểm tra các HĐUT khi nhận được hợp đồng.
- Kiểm tra hàng hóa khi về để đối chiếu và xác nhận.
- Kiểm tra và xác nhận công nợ ủy thác theo từng HĐUT, từng khách hàng và từng bộ phận.
19. Công nợ khác
- Theo dõi và nhắc làm các thủ tục xuất trả hàng hóa, trả bảo hành.
- Theo dõi và nhắc thanh toán phát sinh công nợ khác.
- Kiểm tra và xác nhận nợ công nợ phát sinh theo từng khách hàng và từng bộ phận.
20. Các khoản vay cá nhân và cán bộ trong công ty
- Quản lý hợp đồng vay cá nhân và cán bộ.
- Theo dõi và nhắc thanh toán hợp đồng.
- Làm thanh lý hợp đồng cũ và hợp đồng mới khi có phát sinh.
- Điều chỉnh các bút toán chênh lệch tỷ giá.
- Tính lãi phải trả cho từng đối tượng và từng hợp đồng.
Đây là mô tả chi tiết về công việc kế toán công nợ, một công việc quan trọng không thể thiếu trong môi trường doanh nghiệp.
Nguồn: Centaf
