Chào bạn, mình rất vui được chia sẻ với bạn về vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán. Để giải đáp các thắc mắc của bạn, mình sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định và cách thực hiện lưu trữ chứng từ kế toán theo nguyên tắc đảm bảo chuyên môn và tin cậy.
Lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lưu trữ chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong quy trình kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lưu trữ chứng từ trên phần mềm kế toán mà bạn đang thực hiện hiện tại là không đúng theo qui định về lưu trữ chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là các giấy tờ và tài liệu chứng minh các giao dịch kinh tế tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Theo quy định tại điều 40 luật kế toán, chứng từ kế toán phải được in ra giấy, được ký duyệt và sắp xếp theo trình tự, nội dung và phải tuân thủ quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.
Một lưu ý quan trọng là phần mềm kế toán chỉ đóng vai trò là công cụ hỗ trợ cơ giới hóa công tác kế toán. Việc chứng từ kế toán được thể hiện trong phần mềm cần phải được in ra và lưu trữ một cách cẩn thận. Trường hợp phần mềm gặp sự cố, ví dụ như hỏng hóc, lỗi, cháy đĩa cứng, bị virus tấn công hay hacker xâm nhập, có thể dẫn đến mất dữ liệu toàn bộ chứng từ kế toán. Điều này sẽ gây rủi ro lớn đối với doanh nghiệp, khi không có chứng từ và dữ liệu để giải trình với các cơ quan kiểm tra.
Vì vậy, để đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ quy định, bạn cần in ra, ký duyệt và lưu trữ chứng từ kế toán đúng qui định. Đồng thời, bạn cũng có thể sao chép dữ liệu từ phần mềm kế toán vào các thiết bị lưu trữ, như đĩa mềm, để sử dụng và bảo quản sau này.
Để lưu trữ chứng từ kế toán trực tiếp trên phần mềm, bạn cần xin phép và tuân thủ quy định của cơ quan quản lý thuế. Điều này đảm bảo rằng phương pháp lưu trữ của bạn được chấp nhận và áp dụng đúng quy định.
In phiếu thu
Về việc in phiếu thu kế toán, mình xin giúp bạn hiểu rõ về quy định và cách thực hiện.
-
Nếu bạn chọn in phiếu thu bằng cách tổng hợp vào một bảng tổng hợp thu cuối ngày, điều này không tuân thủ đúng qui định của pháp luật kế toán về việc tạo lập chứng từ.
-
Phiếu thu là tài liệu ghi nhận việc nhận tiền từ khách hàng, và do đó, nó phải được theo dõi chi tiết theo từng số, ngày tháng. Việc lập Bảng tổng hợp thu cuối ngày (kèm theo số lượng phiếu thu) chỉ được chấp nhận khi có bảng kê chi tiết đi kèm, để chứng minh cho tổng số tiền thu đó.
-
Tuy nhiên, nếu bạn quy định rõ ràng rằng một người hoặc một bộ phận trong công ty sẽ đại diện thu tiền trong ngày và lập phiếu thu theo số tổng hợp của người hoặc bộ phận đó, điều này có thể giảm bớt việc lập phiếu thu chi tiết cho từng khách hàng, cá nhân hoặc phòng ban. Bạn chỉ cần lập một phiếu thu tại công ty với thông tin đối tượng nộp tiền và bảng kê chi tiết đi kèm để chứng minh số tiền thu đó.
Một số tổ chức, như ngân hàng, kho bạc, có hàng vạn giao dịch thu tiền mỗi ngày, vẫn phải in phiếu thu để ký, quản lý, bảo quản và lưu trữ đúng qui định.
Chúc bạn sức khỏe và thành công trong công việc của mình!
Trang chủ: Centaf
